Budget x Forecast

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O Planejamento Orçamentário é considerado uma das questões mais críticas no processo de planejamento, análise financeira e acompanhamento do desempenho de uma empresa.

Em nosso país, passou a ser foco de estudos a partir de 1940, mas somente iniciou sua consolidação como prática empresarial na década de 1970, quando passou a ser adotado com mais frequência.

Em relação ao Forecast, apesar de ser um processo que existe há muitos anos, só foi incrementado a partir da evolução dos recursos computacionais.

Para que as empresas evoluam em seu processo de gestão orçamentária é necessário o entendimento entre as principais diferenças dos conceitos e práticas do planejamento orçamentário e de Forecast, e como podemos utilizá-los em nossas organizações.

O que é Planejamento Orçamentário

O Planejamento Orçamentário pode ser definido como a expressão formal e financeira de planos, metas e objetivos da gestão, que abrangerá todos os aspectos das operações por um período designado. É uma ferramenta que fornece metas, direção e controle sobre o ambiente imediato, ajudando a dominar os aspectos financeiros do trabalho e das operações, possibilitando antevisão de possíveis problemas antes que ocorram. Quando utilizado efetivamente, é uma técnica que proporciona uma gestão sistêmica e produtiva de organização, facilitando o controle, comunicação, além de motivar e engajar colaboradores na busca de melhores resultados.

No Planejamento Orçamentário busca-se a alocação correta de recursos e não a extrapolação do passado, para que atinjamos os resultados almejados com efetividade. Pode ser de curto prazo, isto é, um ano ou menos, que é o mais habitual, intermediário (dois a três anos) ou longo prazo (três anos ou mais). O período orçamentário pode variar de acordo com seus objetivos, uso e confiabilidade dos dados utilizados para prepará-los, risco do negócio, tipo de empresa, características do mercado, produto e processo de comercialização, estabilidade operacional, métodos de produção e duração do ciclo do negócio.

O Planejamento Orçamentário de curto prazo fornece mais detalhes e especificidades, já, os planos orçamentários de médio prazo, focam os projetos que a empresa está ou estará desenvolvendo com vista a atingir seu planejamento de longo prazo. Empresas com ciclo operacional longo, procuram elaborar e gerir suas empresas com Planos Orçamentários de médio prazo, em virtude das características de suas operações.

Muitas empresas consideram o planejamento orçamentário atrelado aos planos de ações, como sendo os componentes críticos para se alcançar seus objetivos estratégicos de médio e longo prazo. O Planejamento Orçamentário deve representar a quantificação dos planos de receitas, custos, despesas e investimentos, oriundo de ações coordenadas para que se atinja um determinado objetivo estratégico em um determinado período especificado.

Um Planejamento Orçamentário efetivo requer:

• Capacidade preditiva

• Canais claros de comunicação, autoridade e responsabilidade

• Informações precisas, confiáveis e oportunas

• Compatibilidade e compreensão das informações

• Suporte em todos os níveis da organização.

Podemos descrever que as principais características de um planejamento orçamentário são:

• Um orçamento é representação dos resultados desejados, da situação financeira e dos fluxos de caixa;

• Um orçamento especifica o período em que a empresa espera alcançar um determinado resultado desejado;

• Um orçamento compara os resultados reais para determinar variâncias do desempenho esperado;

• O departamento de finanças pode tomar ações corretivas para trazer resultados de volta em linha com o orçamento;

• Um orçamento fornece diretrizes para distribuição de recursos em consonância com a estratégia de longo prazo da empresa.

Essas características podem se traduzir em benefícios mais amplos para sua empresa, incluindo planejamento, rentabilidade e desempenho.

O planejamento orçamentário acaba incentivando as equipes de liderança a sentar e discutir a visão estratégica de longo prazo, e, com isso acabam analisando a posição competitiva e financeira da empresa. Também é uma oportunidade para identificar as áreas mais rentáveis de uma empresa e tomar decisões sobre onde alocar os recursos financeiros de forma eficiente. Deve ser realista e alcançável e a flexibilidade e inovação são necessárias para possíveis contingências inesperadas.

Um dos problemas do orçamento empresarial é que pode ficar desatualizado rapidamente, pois, na maioria das vezes, é elaborado quatro meses antes do término do exercício fiscal anterior, e, da volatilidade dos fatores externos à organização que estão mais constantes e inesperados. Por este motivo, as empresas passaram a adotar Forecasts ao longo do ano para adequar melhor o plano orçamentário e corrigir desvios ao longo do caminho.

O que é um Forecast?

Forecast é uma previsão de resultados que considera possíveis variáveis quantitativas, que foram definidas previamente para um determinado horizonte de tempo. É o ponto de partida para a elaboração de um planejamento orçamentário. As previsões de vendas e as suas despesas relacionadas fornecem aos gestores as informações necessárias para planejar outras atividades de negócio.

As organizações privadas bem como públicas geralmente operam em condições de incerteza ou risco. O objetivo de se trabalhar Forecasts é que reduzamos os riscos no processo de tomada de decisão.

Ao se adotar a elaboração de Forecasts em intervalos regulares ao longo do ano, as empresas têm condições de ajustar suas metas para refletir as mudanças da empresa ou do mercado, como originalmente definido em seus orçamentos e tomar ações com antecedência.

Um relatório de Forecast geralmente demonstra os resultados de receitas custos e despesas de um determinado período, acrescido das novas previsões e totalizando um novo resultado futuro. Exemplo

Demonstração de Resultado Projetada	Resultado até 07/20xx	Previsão 08 à 12 de 20xx	Forecasting
​(+) Receita Bruta	150.000	100.000	250.000
(-) Impostos	35.000	18.000	53.000
(=) Receita Líquida	115.000	82.000	197.000
(-) Custo dos produtos vendidos	55.000	44.000	99.000
​(=) Lucro Bruto	60.000	38.000	98.000
(-) Despesas Operacionais	30.000	25.000	55.000
(-) Comerciais	20.000	13.000	33.000
​(-) Administrativas	10.000	12.000	22.000
(-) Lucro Operacional	30.000	13.000	43.000
(-) Resultado Financeiro	10.000	3.000	13.000
(=) Lucro antes IR e CSLL	20.000	10.000	30.000
(-) I. Renda e Contribuição Social	7.0000	3.400	10.400
(=) Lucro Líquido	13.000	6.600	19.600

Quem se utiliza de previsões “forecasts”?

De uma forma geral todas as áreas administrativas precisam elaborar previsões. Mais especificamente temos as áreas de marketing e vendas, produção, compras, mão de obra e planejamento financeiro. Os gestores de marketing utilizam-se de previsões de vendas para determinar a melhor alocação da força de vendas, estabelecer metas de vendas, e planejar promoções e publicidade. Já os profissionais de fábrica necessitam de previsões para programar as atividades de fábrica, programar compra de materiais e matérias primas, definir níveis de inventário e programar entregas aos clientes.

O que devemos considerar na elaboração de um Forecast:

• As previsões devem se limitar a itens importantes da linha de receitas, custos e despesas que geralmente geram impactos representativos nos resultados;

• As previsões devem ser atualizadas regularmente (mensal ou trimestralmente);

• As previsões podem ser usadas para considerações de curto e longo prazo, incluindo pessoal, níveis de estoque e planos de produção.

• As previsões não são comparadas com os resultados reais.

Tipos de Forecast

Dada à diversidade de requisitos no processo de previsão de uma empresa, existe um número crescente de métodos de previsão, tais como:

• Rolling Forecasting: prevê o desempenho futuro de um negócio durante um período contínuo, com base em dados históricos;

• Dynamic forecasting: utiliza o valor da previsão anterior da variável dependente para calcular o valor da previsão seguinte versus a previsão estática que utiliza o valor real para cada previsão subsequente;

• Real time forecasting: é a prática de atualizar as previsões probabilísticas sobre eventos futuros assimilando novas informações tal como elas aparecem.

Principais diferenças entre Planejamento Orçamentário e Forecast

Vamos discutir abaixo as principais diferenças entre Planejamento Orçamentário e Forecast.

Planejamento Orçamentário é uma demonstração financeira das receitas e despesas esperadas durante o período orçado e preparado pela gestão antes do início do período orçamentário. Forecast é a projeção de tendências financeiras e resultados preparados com base em dados históricos.

Planejamento Orçamentário é um esboço quantificado do plano tático que expressa o que a gestão quer que a empresa alcance durante o período orçado. O Forecast é o esboço quantificado das próximas atividades empresariais que expressam para onde a empresa está indo durante o período previsto.

O Planejamento Orçamentário geralmente é preparado para um período contábil. As previsões incluem projeções de curto prazo que abrangem um trimestre a estimativas de longo prazo que abrangem vários anos.

O Planejamento Orçamentário é estático por natureza. Uma vez preparados, os orçamentos são ajustados com menos frequência, isto é, apenas em mudanças drásticas nos cenários internos e externos de uma empresa que a leve a perder qualquer referência aos valores planejados para o período definido. Em contrapartida, os Forecasts são mais frequentemente ajustados para variar as suposições, bem como as mudanças ambientais e, portanto, incluem os dados mais recentes e relevantes a qualquer momento.

O Planejamento Orçamentário fornece metas para o desempenho futuro e é utilizado para análise de variância dos resultados reais versus esperados. Os Forecasts são apenas projeções; eles não fornecem quaisquer parâmetros de desempenho para comparar resultados reais com os resultados previstos.

Base de Comparação	Planejamento Orçamentário	Forecast
Significado	Plano de negócios quantitativo elaborado pela gestão para um período futuro	Estimativa de tendências futuras com base em dados históricos
Quantifica	O que a administração quer que a empresa alcance durante o período especificado	O que a empresa alcançará durante o período especificado.
Horizonte de tempo	Normalmente feito para curto prazo, máximo de um período contábil	Podendo ser feito para qualquer período
Flexibilidade	Comparativamente estático, é uma demonstração atualizada com menos frequência para se manter conectado com as condições de mercado predominantes no momento de sua elaboração.	Comparativamente mais flexível, é revisado várias vezes para incorporar dados atualizados
Aplicação	Serve como ferramenta de controle para o gerenciamento do desempenho operacional no curto prazo	Serve como insumo para a elaboração do planejamento orçamentário e auxilia na gestão do desenvolvimento do plano estratégico de longo prazo da empresa

Conclusão

O Planejamento Orçamentário é uma ferramenta de gestão utilizada para prever receitas e despesas durante um período especificado com o objetivo de identificar caminhos para corte de custos e ser mais eficiente e produtivo nas operações. O Planejamento Orçamentário também garante uma abordagem planejada para a gestão dos fluxos de caixa e das necessidades financeiras de uma empresa. O Planejamento Orçamentário é geralmente de natureza de curto prazo e abrange um horizonte de tempo máximo de um período contábil. O Planejamento Orçamentário geralmente representa os planos de ação que a gestão utilizará para alcançar seus objetivos estratégicos.

Em contrapartida, ao se elaborar um Forecast o objetivo é projetar a trajetória futura de crescimento de uma empresa ao longo de vários anos. As previsões são desenvolvidas com base em tendências passadas de vendas e despesas, contratos futuros de vendas, tendências de crescimento de drivers, e, mudanças nos fatores ambientais internos e externos que afetam a empresa, por exemplo, mudanças na concorrência e participação de mercado. No caso de uma nova empresa, as previsões seriam preparadas acompanhando as vendas passadas dos concorrentes. O Forecast fornece uma direção para o plano estratégico de crescimento da empresa e ajuda a tomar decisões estratégicas como introdução de novos produtos ou aquisições ou abordar o padrão cíclico de demanda etc.

Procurando tornar sua empresa mais competitiva e preparada a novos desafios, é de boa prática estruturar um modelo de planejamento orçamentário atrelado a planos, e que não seja apenas uma réplica do seu passado. Em seguida, que se elabore Forecasts mensais, trimestrais para que se analise os rumos que a empresa está caminhando durante o exercício, e eventuais correções possam ser estabelecidas.