Previsão de fluxo de caixa de curto prazo em momentos de instabilidade

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Tomando decisões no curto prazo para manter seu negócio forte

Nos últimos tempos, a necessidade de se preparar uma previsão precisa de fluxo de caixa de curto prazo com rapidez, tem se tornado vital, dada à volatilidade e incerteza do ambiente interno e externo.

A capacidade da equipe financeira em preparar ou ajustar essas previsões rapidamente permite aos executivos financeiros tomar melhores decisões relacionadas às necessidades de caixa.

Podemos dizer que, “prever o fluxo de caixa de curto prazo de uma empresa é mistura de arte e ciência”. Além do cálculo de entradas e saídas de fluxo de caixa, é preciso um olhar realista para seu negócio e manter uma boa comunicação com todos os departamentos da organização, para atualizar-se em fatos que possam refletir na posição financeira futura da empresa e que ainda não ocorreram.

Os fundamentos que até então utilizávamos para elaboração do fluxo de caixa de curto prazo perderam a validade em virtude do momento que estamos vivendo de pandemia mundial. A rapidez para atualizar seu fluxo de caixa passou a ser condição sine qua non no processo de tomada de decisão dado à variância dos cenários.

Quanto tempo sua equipe leva para preparar ou atualizar seu fluxo de caixa?

Muitas empresas levam de 04 horas até dois dias para atualizar um fluxo de caixa, às vezes, envolvendo vários funcionários na sua elaboração em um processo de tomada de decisão semanal. Isto ocorre, por conta de sistemas inadequados, excesso de planilhas, má alimentação dos ERP ´s, falta de cultura de previsão, má comunicação entre departamentos dentre outras questões.

Embora poder ter uma atualização de fluxo de caixa com maior frequência é sempre preferível, este processo se torna crítico quando temos que operacionalizá-lo. Uma situação é quando temos folga de caixa suficiente para possíveis ajustes, a outra é, quando não há sobra de caixa suficiente, e ainda, em um cenário de vendas instáveis, restrições de crédito, estoques encalhados e possibilidade de aumento de inadimplência.

Se sua necessidade de análise de fluxo de caixa tornar-se mais frequente e você tem um processo de elaboração moroso ocasionado pelos fatos já mencionados, provavelmente para recebê-los na velocidade que necessita, o relatório que lhe entregarão tenderá a ser mais impreciso e custoso.

Quão seus gestores não financeiros estão conscientizados da necessidade de gerar e disponibilizar as informações na quantidade e frequência necessárias para que seu departamento de tesouraria possa elaborar ou atualizar seu fluxo de caixa? Caso não estejam, é necessário implantar esta cultura de caixa em sua organização.

Fundamentos de uma boa previsão

Uma compreensão realista e precisa de suas entradas e saídas de caixa é a base para uma previsão eficiente de fluxo de caixa de curto prazo. Em tempos de crise, torna-se fundamental o aprofundamento da análise das contas a receber para que se entenda qual dos seus clientes pode ou não ser capaz de pagar ou pedir prazos de pagamento estendidos. Não dá mais para trabalhar com históricos, inclusive, é necessário buscar mais informações de seus principais clientes sobre suas situações financeiras, volumes de negócios e outros indicadores que possam lhe sinalizar possíveis inadimplências.

O entendimento do comportamento dos seus fluxos de caixa exigirá que você calibre e preveja suas vendas para os próximos 30, 60 ou 90 dias juntamente com o departamento comercial de sua empresa. Cabe a você, como líder financeiro, ajustar isso e trabalhar em direção a um conjunto razoável de expectativas para uma boa projeção. Compare os históricos percentuais de faturamento diário e prazos de vendas concedidos em períodos anteriores, com os históricos percentuais de faturamento diário e prazos de vendas concedidos atualmente para que consiga um ajuste fino em sua previsão.

Procure entender como estão os giros de seus estoques e busque com sua área de compras, vendas e produção uma adequação para liberação de capital de giro.

No processo de priorização dos desembolsos, será necessário entender o que é devido agora, seja manutenção de dívidas, pagamentos a um fornecedor estratégico ou custos de folha de pagamento e o que necessitará ser renegociado.

Para as previsões futuras de vendas, compras, estoque e produção, deverá ser feito uma análise detalhada para que se reduza erros como: compras ou produções desnecessárias que possam inflar os estoques, compras urgentes que impactem nos custos, aquisição de despesas desnecessárias para o momento atual concentração de compras com vencimentos em determinadas datas.

Modelagem de fluxo de caixa

Em relação à modelagem de seu fluxo de caixa, elabore-o de forma que você consiga, baseado em dados já consolidados, mais, as novas previsões de embolsos e desembolsos para os próximos meses, realizar simulações de entrada e saídas de recursos, captação de novos financiamentos, simular dívidas dolarizadas, realocação de pagamentos e recebimentos e, assim, poder tomar decisões com rapidez, segurança e frequência necessárias. Atualmente existem soluções de gestão de fluxo de caixa como a desenvolvida pela Prophix, que permite agilizar seu processo de decisão, pois é elaborada para suportar a consolidação de várias empresas pertencentes a um mesmo grupo empresarial ou não. Esta consolidação também pode ocorrer através de bases de dados dos mais variados ERP ‘s em uma única visão.

Ter uma precisão de 100% em sua previsão, além de não ser viável pode ser custosa. O importante é que você consiga simular e trabalhar para que suas previsões sejam aprimoradas e tenham o máximo de precisão possível. Se você estiver excessivamente otimista e acabar errando em suas previsões, o custo para a empresa, para seus clientes e seus funcionários poderá ser alto. Embora o prejuízo, por ser excessivamente conservador, não seja tão punitivo, pode prejudicá-lo em outros aspectos do negócio e inibir a recuperação da empresa. Errar em ambos os lados significa mais variâncias que precisarão ser explicadas, o que deixa menos tempo para você e sua equipe financeira guiarem o negócio durante um período turbulento.

Caso você esteja com alguma dificuldade na elaboração e gestão de fluxo de caixa, desde já colocamos à disposição para analisar sua situação e como podemos ajudá-lo.

Luis Valini

Luis@valini.com.br