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Introdução
Controle Interno são os diversos procedimentos e etapas que são implementados por empresas, para garantir a mais alta integridade de suas informações financeiras e contábeis, promovendo a responsabilização de sua equipe. O Controle Interno também é útil para detectar as áreas onde fraudes podem ocorrer, e assim, possibilitando empresas agir preventivamente para correção de procedimentos, processos e controles vulneráveis.
Em relação ao Controle Interno além das funções acima discutidas, também são utilizados nas áreas de eficiência operacional para aumentar a precisão e a pontualidade dos relatórios financeiros.
Amplas regulamentações financeiras e de auditoria para empresas públicas e privadas, foram estabelecidos com base na Lei Sarbanes-Oxley de 2002, depois de muitos relatos de fraudes em demonstrações financeiras de empresas dos EUA no início de 2000. O ato foi introduzido principalmente para proteger os investidores de atividades contábeis fraudulentas e aumentar a confiabilidade das divulgações da empresa.
O que é Controle Interno?
Os Controles Internos são projetados e implementados para resolver possíveis riscos de negócios identificados, que ameacem o alcance dos objetivos de uma organização.
Controle interno é o processo realizado pelo conselho de administração, gestão e outros funcionários de uma empresa, e, são projetados para fornecer garantia razoável quanto à realização de objetivos nas seguintes categorias:
Confiabilidade dos relatórios financeiros;
Cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis;
Efetividade e eficiência das operações.
Escopo do Controle Interno?
O escopo do controle interno é para a governança geral da empresa e pode chegar a áreas mais amplas, como gestão de riscos e controle de tecnologia.
Ele garante que uma transação contábil é confiável e é registrada seguindo os princípios contábeis.
Está relacionado com a distribuição de autoridade e tem um escopo no processo de tomada de decisão da organização.
Controle Interno Contábil e Controles Administrativos
As áreas de Controle Interno transitam nas esferas contábeis e não contábeis. O Controle Interno, como é aplicado ao sistema contábil, procura estabelecer o controle sobre o sistema contábil para atingir os seguintes objetivos:
Conduta eficiente e ordenada de transações contábeis;
Salvaguarda dos ativos na adesão à política de gestão;
Prevenção e detecção de erros;
Prevenção e detecção de fraudes;
Garantir a precisão, completude, confiabilidade e preparação oportuna dos dados contábeis.
Em relação aos controles administrativos, estes visam gerenciar, identificar e corrigir transações ineficientes das áreas administrativas de uma empresa, buscando garantir a adesão à política de gestão em diversas áreas de operações empresariais. Exemplo:
Em uma indústria, o Controle Interno tem como objetivo garantir a adesão à política de gestão quanto à qualidade, prevenção de erros e prevenção de fraudes e riscos operacionais.
Geralmente o foco de um auditor está relacionado ao controle contábil do sistema de Controle Interno. Caso exista um bom sistema de controle interno no sistema contábil, o auditor poderá ter maior confiança nas informações financeiras gerados pelo sistema, realizando apenas testes de itens selecionados sem um maior aprofundamento. Caso o controle contábil não seja rigoroso e confiável, o auditor poderá ter que recorrer a uma verificação detalhada de transações, eventos e práticas no sistema contábil.
Em relação aos controles administrativos, o auditor poderá avaliar determinados controles, pois, estes podem ter relação com as informações financeiras da entidade. Por exemplo, antes de certificar se a valorização dos estoques está correta, o auditor poderá analisar os relatórios de padrões de consumo do setor de manufatura, caso sinta discrepância material na quantidade física dos estoques.
Razões para o Controle Interno
A maioria das razões remonta ao objetivo final de uma empresa que é continuar operando e se perpetuar através da minimização dos riscos de seu negócio, garantindo o seu efetivo funcionamento através do cumprimento das leis e regulamentos relevantes.
Os objetivos do Controle Interno
Os objetivos do Controle Interno são os seguintes:
Garantir que todas as transações relativas ao negócio sejam realizadas de acordo com as diretrizes autorizadas da gestão;
Garantir que cada transação seja sistematicamente registrada em uma base sequencial;
Conceder segurança suficiente aos ativos da empresa, impedindo que eles sejam usados de forma não autorizada;
Comparar os ativos que são registrados nos livros contábeis, com os ativos reais que são movimentados na empresa em um determinado intervalo fixo a fim de se encontrar qualquer tipo de discrepância;
Avaliar a sistemática do processo contábil completo que é utilizado na autorização de transações;
Verificar os controles internos em toda a organização procurando entender se há possíveis brechas para fraudes e desvios;
Garantir se a melhor utilização dos recursos está ocorrendo dentro da empresa;
Garantir que as demonstrações financeiras sejam preparadas seguindo as diretrizes dos conceitos e princípios contábeis.
Tipos de Controle Interno
Os tipos de Controle Interno são:
Detectivo: projetado para detectar erros ou irregularidades que possam ter ocorrido;
Corretivo: projetado para corrigir erros ou irregularidades detectadas;
Preventivo: projetado para evitar que erros e irregularidades ocorram;
Princípios do Controle Interno
Em relação aos princípios devemos:
Estabelecer responsabilidades - a responsabilidade pelo desempenho do trabalho deve ser claramente comunicada para que não haja espaço para dúvidas, confusão ou omissão;
Segregar deveres e funções - as operações financeiras e contábeis devem ser separadas, ou seja, a movimentação de dinheiro e registro da movimentação deve ser feito por diferentes pessoas;
Rotacionar funcionários - o princípio de rotação relativo à transferência de funcionários de um trabalho para outro deve ser a regra norteadora e inflexível;
Princípio do ceticismo - devemos confiar e desconfiar de nossa equipe ao mesmo tempo. Muitas fraudes ocorreram através de funcionário que as empresas confiavam cegamente e de muito tempo de organização;
Princípio da revisão - o trabalho deve ser sequenciado de tal forma que uma tarefa feita por um funcionário deve ser prontamente verificada por outro funcionário independente;
Princípio de Esclarecimento (Clareza) - Regras claras e bem definidas devem ser estabelecidas e seguidas em relação ao manuseio de recursos financeiros, recebimento de vendas, faturamento, recebimento de mercadorias, consumo de materiais etc.;
Princípio da Documentação - O arranjo de trabalho deve ser de tal forma que todo registro escrito do papel desempenhado por cada empregado deve ser mantido em forma cronológica e sequencial, e o trabalhodeve passar por várias mãos de forma bem definida.
Vantagens do Controle Interno
A aplicação do controle interno proporciona os seguintes benefícios para as diversas partes:
O controle interno ajuda a proteger os ativos da empresa contra uso indevido, roubo, acidente, etc.;
O controle interno ajuda a implementar políticas de gestão para atingir metas corporativas;
O controle interno auxilia o auditor em seu trabalho, detectando todos os erros e fraudes cometidos nos livros das contas;
O controle interno ajuda a aumentar a precisão e a confiabilidade das demonstrações financeiras e livros de contas;
O controle interno ajuda a regular o trabalho da equipe por meio de uma divisão de trabalho entre os funcionários de forma científica, o que ajuda a efetivar o trabalho diário dos funcionários;
O controle interno ajuda a gestão a elaborar e implementar planos eficazes, fornecendo informações corretas e factuais;
O controle interno ajuda a colocar pressão moral na equipe.
Componentes de uma estrutura de Controle Interno
O Committee of Sponsoring Organizations (COSO) identifica como cinco os componentes da estrutura de controle interno.
Ambiente de Controle - dá o tom em uma organização, influenciando a consciência de controle de seus funcionários. É a base para todos os outros componentes do controle interno, proporcionando disciplina e estrutura. Inúmeros fatores compõem o ambiente de controle em uma entidade, como:
Integridade e valores éticos
Compromisso com a competência
Conselho de Administração e comitê de auditoria
Filosofia de gestão e estilo de operação
Estrutura organizacional
Cessão de autoridade e responsabilidade
Políticas e práticas de recursos humanos
Avaliação de Riscos Identificação e análise de risco que poderiam impedir uma empresa de atingir seus objetivos, como:
Avaliação de riscos para fins de relatórios financeiros na identificação, análise e gestão deriscos relevantes para a elaboração de demonstrações financeiras que sejam razoavelmente apresentadas em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos.
A avaliação de riscos administrativos onde podemos incluir considerações sobre novas áreas de negócios ou transações, mudanças nas normas contábeis, novas leis ou regulamentos, o rápido crescimento da entidade e mudanças no pessoal envolvido nas funções de processamento e emissão de relatórios de informações e tecnologia da informação.
Atividades de controle: Estas são as políticas e procedimentos para assegurar à organização que todas as diretrizes dadas pela gerência estão sendo seguidas. Eles ajudam a garantir que as ações necessárias sejam tomadas para enfrentar os riscos para alcançar os objetivos da entidade. As atividades de controle têm diversos objetivos e são aplicadas em diversos níveis organizacionais e funcionais. As atividades de controle pertinentes a uma auditoria de demonstração financeira podem ser categorizadas de formas diferentes, dentre elas:
Controles de processamento de informações;
Controles gerais;
Controles de aplicação;
Autorização adequada;
Documentos e registros;
Verificações independentes;
Segregação de funções;
Controles físicos;
Avaliações de desempenho.
Informação e Comunicação - O sistema de informações relevante para relatórios e objetivos financeiros inclui: o sistema contábil que consiste nos métodos e registros estabelecidos para identificar, montar, analisar, classificar, registrar e relatar transações de entidades e manter a responsabilização dos ativos e passivos relacionados. A comunicação envolve compreender claramente as funções e responsabilidades individuais em relação à estrutura de controle interno sobre relatórios financeiros.
Monitoramento - É o processo que avalia a qualidade do desempenho da estrutura de controle interno ao longo do tempo. Envolve a avaliação por pessoal adequado do projeto e operação dos controles em uma base oportuna adequadamente para determinar que o ICS está operando conforme o planejado e que ele é modificado conforme apropriado para mudanças nas condições.
Limitações dos Controles Internos
Não importa o quão bem os controles internos sejam projetados, eles só podem fornecer uma garantia razoável de que os objetivos foram alcançados. Algumas limitações são inerentes a todos os sistemas de controle interno. Estes incluem:
Julgamento - A eficácia dos controles será limitada por decisões tomadas com o julgamento humano sob pressão para conduzir negócios com base nas informações em questão.
Erros - Mesmo controles internos bem projetados podem falhar. Os funcionários às vezes não entendem as instruções ou simplesmente cometem erros. Os erros também podem resultar de utilização de novas tecnologias e da complexidade dos sistemas informatizados.
Substituição de gestão - Pessoas de alto nível podem ser capazes de substituir políticas e procedimentos prescritos para vantagem própria ou ganho pessoal. Isso não deve ser confundido com a intervenção da gestão, que representa ações para afastar-se de políticas e procedimentos prescritos para fins
Conluio - Os sistemas de controle podem ser contornados por conluio de funcionários. Indivíduos que atuam coletivamente podem alterar dados financeiros ou outros sistemas de controle de informações de gestão que não podem ser identificados.
Custos versus Benefícios - O custo da estrutura de controle interno de uma entidade pode exceder os benefícios que se espera garantir.
Transações incomuns - Finalmente, uma limitação dos controles internos é que eles geralmente são projetados para lidar com o que normalmente ou rotineiramente acontece em um negócio. No entanto, pode ser o caso de uma transação incomum ocorrer que não se encaixa nas rotinas normais. Portanto, erros podem ser cometidos sobre essa transação incomum.
Exemplos de Controle Interno
Conciliações Bancárias: Um exemplo muito básico de controle interno pode ser as conciliações bancárias onde os registros de todos os pagamentos e recebimentos são registrados em controle financeiro de um sistema de gestão, e, são conciliados com o extrato bancário para ver se há alguma discrepância.
Auditoria: A auditoria é um dos maiores exemplos de controle interno onde uma empresa é contratada para dar sua opinião sobre a exatidão e integridade dos registros de contabilidade de uma empresa.
Políticas de Aquisição: Uma área onde o controle interno pode ser aplicado são as políticas de aquisição, onde, as empresas podem estabelecer normas e processos a serem seguidos para todas as compras por exemplo de Ativos Imobilizados.
Responsabilidade sobre o Controle Interno
Um programa de controle interno bem-sucedido depende dos esforços dos funcionários em todos os níveis. Competência e integridade profissional são componentes essenciais de um programa de controle interno sólido. Todos os funcionários devem estar cientes das metas da empresa e do apoio que eles fornecem para garantir que essas metas sejam cumpridas. Ao conhecer suas responsabilidades, todos os funcionários podem ajudar a fornecer garantia razoável de que os sistemas de controle interno são adequados e operam de forma eficiente.
Todos na empresa têm alguma responsabilidade pelo monitoramento. No entanto, a posição que a pessoa ocupa na empresa determina o foco e a extensão dessas responsabilidades:
O CEO:
É o principal responsável pela aplicação do controle interno, garantindo que as diretrizes eficazes para a condução dos negócios tenham sido passadas com clareza e objetividade;
Analisa as atividades de controle das principais divisões da organização;
Deve acompanhar a existência de riscos e oportunidades no ambiente interno ou externo que possam indicar a necessidade de uma mudança nos planos de controle e políticas.
Gerentes:
Avaliando como os controles de poço estão funcionando em várias unidades dentro de uma organização e quão bem os supervisores estão monitorando suas respectivas unidades.
Supervisores:
Monitorando todas as atividades e transações em sua unidade para garantir que os funcionários estejam desempenhando suas responsabilidades atribuídas, se as atividades de controle estão funcionando corretamente, se a unidade está cumprindo seus objetivos, se o ambiente de controle da unidade é adequado, se a comunicação é aberta e suficiente, e se os riscos e oportunidades são identificados e devidamente abordados.
A gestão, em geral, tem as seguintes responsabilidades adicionais:
Manter o sistema de controle interno adequado em suas áreas de atuação;
Educar os funcionários sobre as atividades de controle e incentivá-los a ficar em alerta e denunciar eventuais irregularidades;
Documentar políticas e procedimentos a serem seguidos no desempenho de suas funções;
Manter um ambiente de trabalho que incentive os funcionários a entender o propósito de políticas e procedimentos e como isso apoiar a manutenção de um ambiente de controle interno positivo;
Identificar os objetivos da unidade e implementar controles internos destinados a atender a esses objetivos;
Testar regularmente os controles internos implementados para determinar se eles estão funcionando como planejado;
Lembrar a equipe a observar mudanças em seus ambientes internos e externos imediatos, identificar quaisquer riscos e relatar oportunidades de melhoria;
Ouvir sugestões da equipe sobre os sistemas de controle interno.
Todos os funcionários:
Cumprir deveres e responsabilidades em sua descrição do trabalho e satisfazendo padrões de desempenho aplicáveis;
Monitor seu trabalho para ter certeza de que é feito corretamente;
Corrigir erros antes do trabalho ser encaminhado para níveis mais altos para revisão;
Tomar todas as medidas razoáveis para proteger os ativos e recursos da empresa contra desperdícios, perdas, danos, uso não autorizado ou apropriação indébita;
Relatar avarias em sistemas de controle interno ou sugerir melhorias ao seu supervisor;
Abster-se de usar sua posição para garantir privilégios injustificados;
Participar de programas educacionais e de treinamento conforme apropriado para aumentar a conscientização e compreensão.
Conclusão
O Controle Interno é o alicerce da gestão de uma empresa se aplicado corretamente. Os benefícios geralmente são maiores que as resistências internas que geralmente ocorrem em sua aplicação. O Controle Interno incute o conceito de garantia e confiabilidade na empresa gerando credibilidade à todas as partes interessadas.
Luís Valini
Quer saber mais como aplicar este conceito? Entre em contato: comercial@valini.com.br
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