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O modelo orçamentário denominado "Orçamento base zero" (OBZ) foi introduzido pela primeira vez ao público em um artigo de 1970 por Peter A. Pyhrr na Harvard Business Review e logo ganhou seguidores. Mas, depois de alguns anos este modelo de gestão caiu no esquecimento por causa de equívocos em sua interpretação.
O OBZ é uma técnica de planejamento e de tomada de decisões que inverte o processo de trabalho do orçamento tradicional. Na elaboração de um modelo orçamentário padrão, os gerentes de departamentos procuram orçar suas despesas sem uma análise profunda das mesmas, baseando-se geralmente nos gastos do ano anterior e, em seguida, apresentando e justificando a seus chefes as necessidades de aumentos das verbas orçadas.
Em virtude das necessidades de mudanças na maioria das empresas para a obtenção de ganhos de competitividade, ele passou a fazer parte novamente das discussões orçamentárias de muitas delas.
Quando optamos em adotar o modelo de Orçamento Base Zero, deixamos de fazer referências a quaisquer despesas de períodos anteriores. Todas as funções do departamento orçado são revistas de forma abrangente e as novas despesas propostas para o exercício devem ser justificadas e aprovadas. A Base Zero não tem a ver se o orçamento proposto está aumentando ou diminuindo em relação ao ano anterior. Ela, na verdade, significa a real necessidade de recursos que determinada área necessita para atingir os resultados que a empresa almeja.
O OBZ da década de 70 foi fundamentado em atribuir cada atividade a um pacote de decisão onde deveria haver uma classificação desses pacotes e avaliação dos custos e benefícios sem levar em conta históricos passados.
Atualmente o OBZ é muito mais do que isso, é um processo repetitivo para avaliar rigorosamente cada real alocado no orçamento anual, gerenciar o desempenho financeiro mensal e construir uma cultura de gestão estratégica de custos.
O que tem diferenciado o OBZ das demais metodologias de orçamentação, é a mudança de mentalidade que derruba paradigmas e pressupostos dos gestores. Em vez de comparar os gastos deste ano com o do ano passado, o OBZ demonstra ser mais eficiente no processo de orçamentação pois faz com que os gastos sejam revistos e questionados através de uma visão bottom up.
Em vez de discutirmos se nosso orçamento ficou maior, igual ou menor que o do ano passado, passamos a discutir a eficiência de cada real gasto em relação ao futuro que projetamos.
A metodologia OBZ alinha junto aos executivos a abordagem de ROCE (Return on Capital Employed). Ele pode eliminar gastos improdutivos, permitindo que executivos realoquem a sobras de capital para crescimento da organização, através de ações de pesquisa e desenvolvimento, marketing e vendas. O OBZ é um modelo padronizado e replicável que pode ser implementado em todo tipo de empresa, garantindo alinhamento de processos, controles, sequência e incentivos.
O OBZ é uma ferramenta importante, mas tão importante são os elementos organizacionais que devem apoiá-lo, com base na disposição da organização para desafiar o pensamento atual, e sua tolerância dos riscos que surgem ao fazer alterações necessárias para reduzir custos.
Cinco fatores são fundamentais e necessários para se construir uma cultura de gestão de custos que distingue OBZ como uma metodologia superior às demais.
Aprofundamento da visibilidade dos direcionadores (drivers) de custos
As empresas necessitam de uma de uma compreensão granular dos direcionadores (drivers) de custos para que os gestores possam tomar decisões melhores e mais rápidas sobre como controlá-los. Taticamente, significa agrupar os custos em uma matriz com duas dimensões contendo o tipo de despesa e o proprietário. Esta forma de visão permite uma transparência em relação a como os custos se formam na empresa e o porquê dos mesmos. Sem este tipo de visibilidade é muito fácil para gestores resistentes a mudanças justificar a forma como as coisas são e o porque eles não podem mudar nada.
Modelo de governança de dupla propriedade/responsabilidade
Duas pessoas, “o proprietário do centro de custo/resultado ou UE”, e um líder de um centro de custo funcional (tais como o setor de manutenção), devem se concentrar em reduzir as despesas em um determinado pacote. A adição de um segundo proprietário tira a autonomia do “proprietário do centro de custo ou resultado ou UE” fazendo com que um diálogo contínuo e saudável no processo de gestão de custos ocorra. Este modelo de governança ajuda a difundir as melhores práticas entre unidades de negócios.
Processos rigorosos para o planejamento e monitoramento
O Orçamento Base Zero é apenas uma parte do processo do planejamento. Uma etapa anterior inclui a definição de metas agressivas de redução de custos de cima para baixo, apoiadas por análises detalhadas de informações e por fim negociações estruturadas do orçamento em toda a empresa. Exames mensais sobre esses planos devem assegurar que as economias não se percam com aumentos de outros custos e as variações desfavoráveis devem ser rapidamente abordadas por ambos proprietários dos custos.
Alinhando incentivos
A partir da criação de indicadores objetivos que mensurem o desempenho de custos que tragam benefícios para a companhia em relação ao seu crescimento bem como no aumento no seu lucro pode permitir vincular estes ganhos a programas de remunerações variáveis. Para estes indicadores deve-se considerar apenas o que está sob o controle de cada gerente, para evitar penalizar os gestores em relação a rateios e despesas que não estão sob seu controle.
Mentalidade
Talvez a mudança mais crítica esteja na mentalidade dos gestores. O OBZ terá sucesso quando os gerentes pararem de tentar provar o por que não existem chances de mudanças para algo que já exista na empresa e começarem a pensar ativamente sobre maneiras de torná-la mais produtiva com melhores resultados e efetiva, da mesma forma como muitas vezes o faz quando a questão está relacionada ao seu orçamento pessoal.
Uma ferramenta para todas as épocas
O OBZ é uma ferramenta eficaz, mas também é um processo minucioso que leva tempo para executar e requer uma administração comprometida com o modelo adotado. Antes de iniciar o processo orçamentário, a administração da empresa necessita construir uma base de informações altamente detalhada, desenvolver e demonstrar quais são os direcionadores de custo, e focar as metas agressivas de redução de custos e se for necessário aumento de custos para que a empresa obtenha melhores resultados.
Momentos oportunos de se implantar o modelo OBZ:
Em processos de mudança na gestão onde, há a necessidade e oportunidade de mudanças de comportamentos e práticas da empresa;
Quando uma empresa é de baixo desempenho e há a necessidade urgente de melhoria nos resultados;
Quando a cultura desempenho de uma empresa resiste ao conceito de melhoria contínua;
Quando uma empresa necessita de fontes de economias e receitas para iniciativas de crescimento.
Vantagens do OBZ – Orçamento Base Zero:
Operações ineficientes são identificados;
Permite que os gestores de respondam rapidamente a mudanças no ambiente externo.;
Ela promove questionamentos e atitudes desafiadoras;
Ele garante o uso eficiente de recursos limitados, alocando-os de acordo com a importância relativa dos programas;
A revisão anual dos programas indica o valor relativo dos programas e, assim, garante que nenhum programa continuará a existir para além da sua vida produtiva;
Ele ajuda a gestão para projetar e desenvolver técnicas de baixo custo para melhorar as operações;
Os objetivos corporativos podem ser alcançados com mais sucesso sob a orientação e gestão baseada na orçamentação de base zero;
A criação de unidades de decisão faz com que o sistema de avaliação de desempenhos seja mais eficaz.
Limitações do OBZ – Orçamento Base Zero:
Aumento do fluxo de documentos;
Custo de preparação;
Classificação subjetiva;
Mais ênfase em benefícios de curto prazo e os benefícios qualitativos são muitas vezes ignorados;
Não aplicável a pequenas empresas;
A identificação de unidades de decisão e pacotes de decisão cria série de problemas para a organização (descentralizada);
O processo de orçamentação base zero requer conhecimentos específicos, inteligência, experiência e formação contínua por parte dos executivos. Assim, não é adequado para organizações que não possuam estas características.
Se você tem interesse por este tema ou quer saber como implantar esta cultura na sua empresa, fale conosco!
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