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A planilha Excel é sem dúvida a ferramenta de negócios mais onipresente nas empresas mundiais. Quase todo mundo já tem instalado em seu computador e pode ser usado para uma enorme gama de tarefas dentro de qualquer organização. Dentro das tarefas temos a elaboração do orçamento, previsão e planejamento (frequentemente referidos coletivamente como Performance Management). Em uma planilha Excel, pode-se fazer isso muito facilmente, criando um modelo, enviando-o para alguns gestores, para que digitem a entrada de suas previsões. Em seguida deve-se cobrar o retorno das previsões, consolidar as informações e apresenta-las para o gerente sênior da organização para aprovação. Simples!Entretanto, quando usamos o Excel para Gestão de Desempenho de uma empresa, ele pode rapidamente se transformar em seu pior inimigo. Muitas organizações começam com algum tipo de abordagem baseada em Excel para suas atividades de previsão ou de orçamento, e de um projeto inicialmente simples ele se transforma em um Frankenstein de difícil manutenção e complexidade, e desta forma pode expor o seu negócio para um grande grau de risco, podendo leva-lo a tomar decisões erradas.Há alguns anos, uma grande empresa de consultoria realizou um estudo em mais de 10.000 planilhas utilizadas em uma ampla gama de organizações, e o resultado demonstrou que erros nessas aplicações baseadas em Excel diretamente a análise do processo de tomada de decisão. Então, como podemos utilizar uma ferramenta que pode causar tantos problemas aumentando a complexidade de sua organização? Eis algumas razões que devemos levar em conta na hora de definirmos a ferramenta correta para implantarmos uma verdadeira Gestão de Performance Corporativa em uma ferramenta adequada.
O Excel não é uma ferramenta multiusuário.
O Excel é uma ferramenta de usuário único. Se você quiser mais de uma pessoa para participar de um aplicativo baseado em planilha, então você deve dar-lhes uma cópia da planilha e esperar por eles para em seguida terminar muitas vezes sua tarefa inicial. Este é um problema real para qualquer atividade que exija trabalho cooperativo em um determinado aplicativo baseado em Excel. Claro, você pode enviar as planilhas individuais, mas então você terá a tarefa de consolidar todos elas quando retornarem. Temos que levar em conta outros aspectos como, regras ou cálculos que você não quer que todos tenham acesso. Podemos até proteger estas informações, mas podem ser facilmente "Hackeadas" e o formato de proteção não permite muita flexibilidade. Então o que acontece quando você tem diferentes e vários graus de segurança e necessidade de permitir o acesso a diferentes partes da folha de cálculo? Normalmente, um consultor é contratado ou um membro da equipe que entenda de VBA e macros para que produza linhas de códigos, aumentando a complexidade da ferramenta e assim tentar dar estas funcionalidades à planilha. De qualquer forma sua planilha ainda será uma ferramenta de interface para um único usuário.
Problemas na distribuição de planilhas
Você envia planilhas individuais de seu sistema orçamentário por e-mail? Você realmente faz isso? Enviar uma planilha por e-mail significa que ela pode acabar literalmente em qualquer lugar, em qualquer computador, dentro ou fora da empresa. Isso não é nada bom se nela possuem informações confidenciais. Se sua planilha for muito grande, e-mail se tornará problemático. Lembro-me de um cliente cuja planilha de orçamento tinha crescido para mais de 45 MB e, portanto, de difícil controle por e-mail. Portanto, instalaram esta planilha em um computador e os usuários tinham que dirigir ao mesmo para digitar suas previsões! Você quer manter seus dados seguros e protegidos? Isso nunca irá acontecer enquanto suas informações estiverem em uma planilha do Excel.
Planilhas com várias versões
A partir do momento que começar a distribuir planilhas, você terá um monte de modelos de planilhas por sua organização e você terá um problema adicional de gerenciamento de qual versão é a mais atual. Outra situação muito comum é quando um usuário recebe uma planilha para preencher, e em seguida grava-a com diferentes nomes, com o objetivo de criar cenários diferentes. Ao final do trabalho não sabe qual deve retornar a você em virtude da quantidade de mudanças e simulações que fez. Muitas vezes, ao recebê-la de volta, está totalmente desconfigurada e você terá o trabalho de tentar entender o que foi feito e readaptar às suas necessidades.
Em uma situação como esta, você terá a brilhante ideia de criar um lindo modelo de planilha com fórmulas, macros, proteções com o objetivo de facilitar a vida do usuário. Acontece que sempre haverá alguém que mesmo com toda esta sofisticação arrumará um jeito de quebrar a senha de proteção, inserir linhas ou colunas de acordo com sua necessidade alterando sua configuração inicial. O resultado final é que o seu processo de consolidação será moroso, podendo tornar-se inconsistente prejudicando o objetivo maior do trabalho proposto. Eu já vi vários problemas como este em um processo orçamentário, onde o modelo não atende completamente os requisitos dos usuários, ou é muito entende-lo, tudo isso em um processo onde existiam mais de 40 usuários trocando informações através de planilhas.
Workflow
Uma vez que enviou suas planilhas para preenchimento em um ciclo orçamentário, você não terá meios para controlá-las ou monitorar o progresso de seus colaboradores. Muitas vezes em organizações maiores, após preenchimento, pode ser necessário enviar o orçamento para um gerente sênior para aprovação e em seguida devolvida para o departamento de controladoria. O Excel não tem meios nativos que permitam controlar este processo. Logo terá que criar uma planilha para controlar as planilhas enviadas e se foram recebidas e que versão estão. Estas razões mostram que o Excel não seu amigo para a realização de orçamento e previsões quando você tem muitos usuários envolvidos no processo.
Chegará um momento em que você vai passar mais tempo lutando para obter os números, ao invés de analisá-los e colhendo informações valiosas a partir deles.
Esta situação não é nada boa para você ou sua empresa, e é uma das principais razões pela qual a maioria das empresas que usam o Excel não conseguem progredir em seu modelo de gestão a partir da cultura orçamentária que está tentando implantar. A planilha Excel acaba limitando a implantação de um processo mais dinâmico onde você possa analisar vários cenários e redirecionar o rumo de sua empresa através de um processo de forecast que é mais sensível, preciso e benéfico para a execução do seu negócio.
Outras razões:
Com o Excel você cria especialistas em elaborar informações em vez de ter especialistas em analisar informações e tomar decisões;
Com o Excel a gestão do conhecimento de sua empresa fica limitada;
Com o Excel seu departamento de controladoria gastará 80% do seu tem em processos de elaboração orçamentária e apenas 20% na análise de resultados e simulações;
Com o Excel você terá dificuldades em dar manutenção em seu modelo todas as vezes em que tiver que acrescentar novas contas contábeis;
Com o Excel, muitas vezes, você terá a lógica da modelagem financeira da sua empresa na cabeça de apenas um funcionário;
Com o Excel você terá dificuldades em demonstrar com frequência comparativos entre previsto e realizado;
Planilhas complexas são de difícil manutenção.
Em fim o Excel é uma ferramenta é muito importante, permite elaboração de vários trabalhos simulações, mas, para a elaboração de modelagem financeira, planejamento orçamentário, forecasting, consolidação financeira, planejamentos detalhados e gerenciamento de indicadores de performance, existem ferramentas muito mais adequadas para a gestão de sua empresa.
Se você tem interesse por este tema ou quer saber como implantar seu orçamento com uma ferramenta mais eficaz, fale conosco!
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